Planowanie w zarządzaniu nieruchomościami

Zarządzanie i administrowanie nieruchomościami to złożony proces wymagający zaangażowania. Dobry zarządca powinien zatem kłaść duży nacisk również na planowanie, dzięki któremu każdy proces staje się sprawniejszy, efektywniejszy finansowo i mniej niespodziewany. Warto zastanowić się nad tym, na czym polega planowanie prac związanych z funkcjonowaniem nieruchomości i jak może to korzystnie wpłynąć na działanie wspólnoty oraz jej efektywność finansową. 

Dlaczego planowanie jest tak ważne?

Planowanie jest niezwykle istotne z kilku powodów. Przede wszystkim zagwarantowanie sobie wykonawców określonych usług z wyprzedzeniem pozwala na zaoszczędzenie pieniędzy i stresu. Środki w każdej wspólnocie powinny być wydatkowane z należytą starannością i dbałością o dobry stan finansowy. Planowanie jest oznaką troski o to i cechuje wysokiej jakości profesjonalistów w zakresie administrowania nieruchomościami. 

Takie działanie może bezpośrednio wpłynąć na wzrost wartości nieruchomości i minimalizowanie ryzyka występowania awarii i problemów, których można unikać poprzez odpowiednie przygotowanie. W związku z tym niezwykle istotną kwestią jest zaangażowanie w proces planowania mieszkańców, aby aktywnie uczestniczyli w życiu wspólnoty i czuli swój wpływ na decyzyjność w jej zakresie. Ułatwi to jakiekolwiek planowanie. 

Planowanie zarządzania i jego wpływ na finanse wspólnoty

Ważną częścią planowania w zarządzaniu nieruchomości jest przygotowywanie jej użytkowników do określonej inwestycji. Jeżeli z wyprzedzeniem wiemy, że niezbędne będzie wykonanie danego zakresu prac, to mamy czas na pozyskanie finansowania wewnętrznego lub zewnętrznego na ich przeprowadzenie. Dzięki temu ewentualne podwyżki funduszu remontowego lub innych składowych czynszu nie będą drastyczne, a zarządca zwiększa także swoje szanse na pozyskanie dofinansowania ze środków unijnych lub innych źródeł. Im więcej czasu na to ma, tym lepiej do tego się przygotuje.

Ubieganie się o dofinansowanie w postaci kredytu, programu finansowego lub dotacji, wymaga od zarządcy i wspólnoty spełnienia określonych wymogów administracyjnych i prawnych. Sam proces może być wydłużony, dlatego rozpoczęcie go z odpowiednim wyprzedzeniem pozwala doprowadzić go do końca jeszcze przed planowanym rozpoczęciem inwestycji. 

Jakie prace można planować z wyprzedzeniem?

W ramach długofalowego planowania można przede wszystkim uwzględnić prace remontowe, modernizacyjne, a także cykliczne przeglądy techniczne. Plany z powodzeniem mogą być przygotowywane w perspektywie kilkuletniej lub nawet kilkunastoletniej. Dzięki temu możliwe będzie zadbanie o odpowiedni stan techniczny budynku oraz zminimalizowanie kosztów związanych z jego bieżącą obsługą. Z powodzeniem można zaplanować m.in.: roboty konserwacyjne, naprawy główne, remonty, czy też przedłużenie umów z dostawcami mediów.

W oparciu o co planować prace remontowe i modernizacyjne?

Planowanie tych prac powinno odbywać się w oparciu o instrukcje techniczno-ruchowe dotyczące poszczególnych urządzeń. Wówczas przeglądy techniczne oraz prace konserwacyjne będą przeprowadzane w terminach i zminimalizują ryzyko występowania ewentualnych awarii. Ponadto z dużym wyprzedzeniem można zaplanować także większe prace remontowe lub budowlane związane z nieruchomością i powinno to być oparte o przeprowadzenie audytu technicznego, a także ocenę wizualną stanu budynku. 

Plan robót powinien być przygotowany według prioretyzacji. Na pierwszym miejscu stawiane są naprawy, które eliminują zagrożenia dla bezpieczeństwa osób użytkujących lokal, osób trzecich, a także samego budynku. Kolejne priorytety to m.in. zabezpieczenie budynku przed pożarem, spełnianie obecnych wymagań środowiskowych, a także wykonywanie tzw. prac zapobiegawczych. Zaplanuj to, a dużo sprawniej i efektywniej finansowo będziesz zarządzać nieruchomościami, z korzyścią dla renomy swojej firmy oraz zadowolenia członków wspólnoty. 

Co w sytuacjach awaryjnych?

Oczywiście nie wszystko da się zaplanować. Normalnym zjawiskiem w prowadzeniu nieruchomości jest to, że może dochodzić do sytuacji awaryjnych. Wówczas kluczem będzie dobra reakcja, a także racjonalne podejście do problemu i rozwiązanie go ze wsparciem profesjonalistów oraz w zgodzie z wymogami prawnymi. Na takie sytuacje warto przygotować dodatkowy budżet wspólnoty, który gromadzi się w ramach planowania finansowego. Odpowiednie przygotowanie stanu finansów wspólnoty sprawi, że nawet sytuacje awaryjne nie będą jej straszne. Właśnie dlatego planowanie w zarządzaniu nieruchomościami jest tak ważne.