Zarządzanie i administrowanie nieruchomościami – po co audyt?

Odpowiednie zarządzanie i administrowanie nieruchomościami pozwala na poprawienie ich sytuacji finansowej, a także polepszenie stanu technicznego budynków. Bezpośrednio wpływa to także na zwiększenie komfortu mieszkańców, najemców oraz użytkowników biznesowych danej nieruchomości. W przypadku zmiany zarządcy bardzo często wykonywany jest profesjonalny audyt. Czym on jest i dlaczego warto go wykonać przed podjęciem się jakiekolwiek decyzji dotyczącej nieruchomości?

Na czym polega zarządzanie i administrowanie nieruchomością lub wspólnotą?

Przede wszystkim jest to złożone zajęcie, które wymaga wszechstronnej wiedzy i umiejętności od specjalistów podejmujących się zarządzania nieruchomościami. W zakres prac wchodzą między innymi aspekty związane z: finansami, stanem prawnym nieruchomości, przeprowadzaniem cyklicznych spotkań wspólnoty, prowadzeniem głosowań, a także kontrolą stanu technicznego. Prawidłowe prowadzenie nieruchomości i podejmowanie ważnych decyzji powinno być poparte dokładną wiedzą na temat jej aktualnego stanu, struktury własności, a także finansów.

Przejmując nieruchomość od innego zarządcy, firmy nie posiadają należytej wiedzy w tym zakresie. Wówczas może dochodzić do podejmowania błędnych lub spóźnionych decyzji, co może przełożyć się negatywnie na finanse wspólnoty, stan techniczny budynków, czy też bezpieczeństwo mieszkańców i innych najemców. Aby tego uniknąć, przeprowadza się profesjonalny audyt. W ten sposób zarządca zdobywa wiedzę z wielu obszarów działania wspólnoty, a także może odpowiedzialnie i bezpiecznie nią zarządzać. Zgodnie z prawem jego obowiązkiem jest zapewnienie dobrego stanu technicznego nieruchomości oraz dbanie o bezpieczeństwo jej mieszkańców.

Co wchodzi w zakres takiego audytu?

W skład audytu wchodzi dokładne sprawdzenie, jak funkcjonowała wspólnota lub nieruchomość dotychczas. Podczas audytu weryfikuje się m.in. zgodność działań wcześniejszego zarządcy z prawem oraz powszechnie przyjętymi zasadami gospodarki i regulaminem przyjętym przez wspólnotę. Ponadto sprawdza się aktualny stan finansowy wspólnoty oraz stan techniczny budynków. Dzięki temu możliwe jest wyłapanie ewentualnych obszarów, które wymagają pilnej reakcji nowego administratora. Audyt swoim obszarem obejmuje wszystkie istotne kwestie z punktu widzenia samego zarządcy, jak i użytkowników nieruchomości.

Kontrola finansów

Jednym z kluczowych obszarów audytu jest sprawdzenie stanu finansowego nieruchomości lub wspólnoty. W ramach tego analizuje się bieżące koszty utrzymania, a także sprawdza potencjał ich optymalizacji i obniżenia, bez negatywnego wpływu na bezpieczeństwo mieszkańców i stan techniczny nieruchomości. Ponadto weryfikowane jest ewentualne zadłużenie mieszkańców, a także sprawdzenie możliwości pozyskiwania przychodów z nieruchomości. Mogą one być związane z udostępnianiem miejsc reklamowych, czy też wynajmem lokali usługowych. Dodatkowo można sprawdzić potencjał pozyskiwania dofinansowania z zewnętrznych źródeł na prowadzenie i rozwój nieruchomości.

Jak wygląda stan techniczny budynków?

Kolejnym kluczowym aspektem jest sprawdzenie aktualnego stanu technicznego budynków. Audyt w tym obszarze opiera się zarówno na wizualnej ocenie budynku, jak i sprawdzeniu dokumentacji technicznej. Powinna być ona prowadzona zgodnie z wymogami prawa. W tym obszarze sprawdza się m.in. ewentualne roszczenia gwarancyjne, a także zgodność przeprowadzanych kontroli i napraw z przeglądami technicznymi. Kontrola techniczna dotyczy nie tylko bryły budynku, ale także wszystkich urządzeń w nim eksploatowanych, w tym m.in. wind i instalacji.

Sprawdzenie stanu prawnego

Ostatnim z podstawowych elementów audytu nieruchomości jest sprawdzenie jej stanu prawnego. Nowy administrator z pomocą specjalistów weryfikuje dokumenty prawne związane z nieruchomościami, w tym m.in. zapisy w Księdze Wieczystej oraz zgodność udziałów ze stanem faktycznym i przepisami prawnymi. Kolejnym weryfikowanym obszarem jest zgodność podjętych przez wspólnotę regulaminów i uchwał z obowiązującym prawem oraz sprawdzenie umów z dostawcami mediów i innymi usługodawcami.

Przeprowadzenie takiego audytu pomaga w odpowiednim zarządzaniu nieruchomością, a także jest gwarancją profesjonalizmu ze strony nowego administratora.